Client

Groupe de Grande Distribution, premier acteur français sur le marché international du bricolage

Contexte

Pour la réalisation d’une convention internationale atypique à Paris réunissant 1700 participants de toutes nationalités durant 3 jours, Optimum Events a été missionné pour gérer toute la logistique concernant l’hébergement, les transports, la restauration, les soirées, l’accueil et la coordination sur le lieu de convention, entre tous les prestataires.

Resultats

• 9 hôtels
• 35 bus
• 5 lieux de soirées
• 1 lieu de convention de 12 500m² (3 bâtiments)
• 3 jours de rencontres internationales

Nos missions :

• Lancement d’appels d’offres, sélection de prestataires, repérages, négociation des contrats (lieu de convention, hébergement, transport, traiteurs, soirées, hôtesses, experts en sécurité…)
• Suivi et adaptation du projet au fur et à mesure en fonction des attentes du client et des inscriptions des participants sur un site spécialement dédié.
• Achat et location de matériel et tenues
• Coordination logistique terrain :

1. - Paris Event Center : installation de plusieurs espaces dédiés (restauration, catering, vestiaire, accueil et espaces de travail agence et service communication du client…), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage
   
   
2. - Hôtels : installation des desks d’accueil, briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses
   
   
3. - Premier soir : transferts en bus et voitures particulières vers 4 lieux de soirées :
      o  Diner à la Tour Eiffel
      o  Diner au Faust
      o  Croisière dinatoire
      o  Croisière dansante après un diner foodtruck d’exception
   
   
4. - Deuxième soir : installation de plusieurs espaces dédiés à la Cité du Cinéma
   (restauration, catering et vestiaire), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage
   
   

• Gestion des prestataires et personnel sur chacun des sites
• Vérification des commandes et livraisons
• Gestion des flux des participants pendant 3 jours
  (entre le lieu de convention, les hôtels, les soirées et les aéroports et gares)

• Vérification des rooming-lists et facturation finales
• Débriefing
• Suivi de facturation